Sfaturi pentru a trimite e-mail-uri eficient

Mesageria Internet nu inseamna numai schimbul de mesaje. Programeleau o multime de optiuni care, odata activate, iti pot administracorespondenta.

Adauga-ti contactele in agenda cu adrese
Dialoghezi deseori cu aceleasi persoane? E inutil sa tastezi pentrufiecare expediere de mesaj adresele de mail. Programele de maildispun de memorarea numelor. In Outlook Expres, butonul Adresses dinpanelul principal (pe Mac, icon-ul Contacts) iti permite sa faci o fisaindividuala fiecarui corespondent. Apasa butonul New, apoi selecteazaoptiunea New Contact. Completeaza coordonatele corespondentului tau:nume, prenume, nick, adresa... Da click apoi pe Add. Iata, ai adaugatinca un prieten sau un nou partener de afaceri in agenda ta personalacu adrese! Cand vei dori sa-i trimiti un mail, nu e nevoie decat saapesi butonul To; numele din agenda vor aparea in ordine alfabetica. Veiselecta cu mouse-ul interlocutorul dorit.

Trimite acelasi mesaj mai multor persoane
Ca sa poti trimite acelasi mail mai multor persoane, ar fi bine sacreezi in prealabil un grup de corespondenti. Acesta optiune te scutestede selectia manuala a adresei fiecaruia dintre ei. Atentie: activeazalista cu adrese a programului de mesagerie (in cazul acesta NetscapeCommunicator). Selecteaza optiunea New list. In casuta corespunzatoare,da un nume listei si, eventual, un nickname (un pseudonim). Introdunumele si adresa fiecarui membru al grupului, apoi valideaza cu OK. Incaz de erori, vei putea oricand sa operezi modificari in lista. Pentruca mesajul tau sa ajunga la toti corespondentii inscrisi in grup, estesuficient sa desemnezi ca destinatar grupul respectiv. Concepe mesajulsi expediaza-l. Programul de mail il va transmite catre toate persoanelecare figureaza pe lista.

Ataseaza mesajului un document sau o fotografie
Ai chef sa adaugi mesajului tau fotografii, desene sau chiar atasamentein format audio (MP3, MIDI...) sau video (AVI, MPG...)? Nimic mai simplu:in fereastra programului de mail da click pe iconul de creare a unuinou mesaj. Completeaza intai datele introductive: adresa destinatarului,subiectul mesajului, textul... Ca sa poti adauga un document complementardin Outlook Express sau Netscape Communicator, apasa iconul simbolizad oagrafa. Daca acesta nu figureaza printre icoanele afisate, poti utilizafunctia File Attachment din meniul Insert. Pe monitor iti va aparea ofereasta de dialog. Ea iti permite sa gasesti pe hard documentul pe caredoresti sa-l atasezi. Atentie, inainte sa expediezi mesajul, ai grija sainchizi fisierul. Daca ai lasat fisierul deschis sau un alt program arede-a face in acest rastimp cu el, atasamentul nu va putea fi transmisodata cu corpul mesajului trimis.

Cere confirmare de primire
Pentru anumite mesaje importante, e mai bine sa te asiguri ca au fostintr-adevar receptionate de destinatar. Cu Netscape Navigator, acestlucru e o joaca: in fereastra de compunere a unui nou mesaj, da click peicoana Options. Selecteaza apoi Return Receipt. La primirea mesajului,destinatarul va fi nevoit sa raspunda daca accepta sau nu receptia. Vafi suficienta sa raspunda prin "da" sau "nu".

Filtreaza-ti mesajele
Pe Net abunda mesajele cu caracter publicitar si nimeni nu se afla laadapost de ploaia de reclame emise de advertiseri, carora nu le pasade prejudiciile pe care le aduc. Anumite functii ale aplicatiei de mailiti permit sa te protejezi impotriva acestor practici cunoscute si subnumele de spam. Cu Netscape Communicator, alege functia Preferences dinmeniul Edit. In rubrica Mail&Newsgroup, selectioneaza optiunea DiskSpace. Opteaza pentru "Do not store message locally that are largerthan...". Precizeaza marimea maxima a mesajelor autorizate, de exemplu200 Kb. De indata ce ai validat aceasta optiune, nici un mesaj depasindmarimea precizata nu iti va intra in cutia postala. Alta metoda: acceptatoate mesajele, insa aplica filtre. Acestea vor fi dirijate catre diversefoldere, ca, de exemplu, cosul de gunoi (Trash). In meniul Edit de laNetscape Communicator, alege Message Filters. Se va deschide astfel ofereastra care iti va propune sa definesti filtrele. Creeaza-l pe primuldand click pe butonul New. Acum e posibil ca toate mesajele trimise de uncorespondent sa fie stocate in folderul ales de tine. De asemenea, potiselecta mesajele in functie de continutul antetului acestora. Creeazaun filtru care va directiona catre folderul Trash toate mesajele alcaror titlu contin, de exemplu, termeni ca "publicitate" sau "hello". Cuacelasi filtru poti sa-ti finisezi selectia dupa criterii proprii, prinintermediul butonului More. Nimic nu te impiedica sa aplici mai multefiltre diferite. In fereastra de dialog Message Filters, sagetelele insus sau in jos iti permit sa intervii in ordinea diverselor filtre,pe care le vei configura dupa cum vrei. In cazul in care nu dorestisa aplici nici unul din filtre, ajunge numai sa deselectezi casuteleaferente dand click pe simbolul din dreptul numelui fiecaruia. Pentrua le reactiva, trebuie sa le selectezi din nou.

Acorda prioritate mesajelor importante
In caz de urgenta, e posibil sa atribui prioritate sporita unui anumitmesaj. Atentie: asta nu inseamna ca mail-ul va fi transmis mai rapid. Darsigur se va distinge dintr-o masa mare de mesaje primite. Ca sa schimbiprioritatea mesajului in Netscape Navigator alege functia Priority dindreapta ecranului principal. Selecteaza una din optiunile propuse, infunctie de gradul de urgenta al mailului, mai mare sau mai scazut. Inmeniul Tools sau Message din fereastra New Message a Outlook Express,selecteaza Set Priority.

Primeste corespondenta electronica si acasa
Ai nevoie sa-ti consulti corespondenta de la birou si acasa? Exista osingura constrangere: pentru a putea primi aceleasi mesaje in doua locuridiferite, trebuie neaparat ca acestea sa nu fie sterse de pe serverimediat ce au fost transferate catre unul din inboxuri. Cu OutlookExpress, activeaza fereastra de dialog Internet Accounts din meniulTools. Da click pe Properties si activeaza meniul Advanced. Indicanumarul de zile care iti sunt necesare pentru a ajunge sa-ti citesticorespondenta. Odata efectuata aceasta operatiune pe cele douacalculatoare diferite, iti vei putea primi mesajele fara nici o problema.

Ocupa-te de mai multe cutii de posta electronica in acelasi timp
Majoritatea furnizorilor de acces la Internet ofera abonatilorposibilitatea de a avea mai multe casute postale. Nimic nu impiedicautilizatorul sa se aboneze la mai multi furnizori de Internet. Ceamai grea treaba intervine cand utilizatorii trebuie sa recuperezecorespondenta ajunsa in aceste multe cutii de scrisori virtuale, fara saconsulte fiecare furnizor in parte. Iata ce trebuie sa faci. In meniulTools din Outlook Express alege optiunea Accounts. Apoi da click peMail. Se vor afisa informatii despre conturile de posta electronica ladispozitia abonatului. Pentru a adauga un nou cont, da click pe butonulAdd si selecteaza optiunea Mail. Asistentul de conexiune Internet teva ajuta sa inserezi diverse date care ti-au fost livrate de furnizoratunci cand te inscrii. Completeaza diversele casute pe masura ce itiapar in fereastra si da click pe Next. Asistentul cere mai intai sa-ifurnizezi un nume, acela care va fi asociat fiecarui mesaj. Indica adresaelectronica a noului cont creat. La pagina urmatoare, completeaza numeleserverelor de receptie si transmitere a mesajelor corespunzatoare acestuicont. Serverul de receptie este in general unul de tip "pop3.numeleISP-istului.ro". Adresa serverului de transmisie este de tipul"smtp.numele ISP-istului.ro".

In etapa urmatoare, trebuie sa semnalezi beneficiarul cutiei postale:"ion.popescu", de exemplu. Nominalizeaza apoi acest cont, astfel incatsa-l poti identifica mai usor. Pastreaza optiunile paginilor urmatoare. Insfarsit, alege tipul de conexiune (dial-up, cablu...) si modul de acces laserver. Apoi dai click pe Finish pentru ca noul cont sa-ti fie consultatautomat.

Da de veste!
Vrei sa transmiti mai departe un mesaj pe care tocmai l-ai primit? Vreisa impartasesti si altora vestile bune? O singura comanda si totule gata! Odata mesajul citit, selecteaza butonul Forward, prezent inorice program de mail. Mailul este copiat automat si cursorul ti se vapozitiona in dreptul zonei "To:". Alege acum destinatarii pe care iidoresti din agenda cu adrese. Si gata, nu-ti ramane decat sa expediezi!

Personalizeaza-ti mesajul inserand o carte de vizita
Indiferent de programul de mail folosit, ai posibilitatea sa-tipersonalizezi corespondenta, adaugand mesajelor cartea ta devizita. Cu Outlook Express, de exemplu, alege Address Book din meniulTools. Selecteaza un nume din lista de contacte. Da click apoi pe File,Export, Business Card. Indica amplasamentul documentului pe hard saucopiaza-l pur si simplu. Este inregistrat cu extensia .vcf. La intoarcereain meniul principal, alege Tools-Options, apoi meniul Messages. Jos detot, in categoria Cards, activeaza casuta Mail si selecteaza numeledestinatarului. Dupa ce ai terminat de creat noul mesaj, e suficientsa verifici daca functia My Card din meniul Insert este activata siea. De asemenea, se poate atasa cartea de vizita ca document separat(vezi sfatul nr.3).