A munci mult sau a munci eficient?

Ni se poate intampla ca, desi am depus eforturi mari si am muncit mult, sa ne scape din vedere unele lucruri, sa nu reusim sa facem fata situatiilor neprevazute si uneori sa nu terminam ce ne-am propus. Pe langa frustrarile inerente, apare intrebarea: "De ce nu imi ies lucrurile asa cum mi-am propus, desi muncesc cel mai mult dintre toti?".

Se spune ca o intrebare bine pusa contine raspunsul in ea. In cazul de fata, raspunsul ar putea fi cautat in sintagma "muncesc cel mai mult". Cat valoreaza acest mult? Este intotdeauna numarul de ore alocat unei actiuni proportional cu calitatea rezultatelor? In sfarsit, este obligatoriu sa muncim excesiv de mult pentru a obtine cele mai bune rezultate?

In afara cazului in care un numar mare de ore lucrate este scop in sine, evaluarea rezultatelor este bine sa fie facuta prin prisma eficientei si nu a cantitatii de timp alocate pentru obtinerea lor. In consecinta, a munci eficient devine mai important decat a munci mult.

Eficienta presupune si o mai buna gestionare si alocare a timpului. Timpul este una dintre cele mai valoroase resurse de care dispunem, care nu se poate regenera, iar felul in care il folosim este raspunderea fiecaruia dintre noi. In lumina acestor lucruri, am putea sa reformulam intrebarea initiala: "Muncesc mult, dar este eficient ce fac?".

Iata cateva cauze pentru care se poate intampla sa muncim mult, fara a munci eficient:
1. O slaba organizare a activitatilor
De exemplu: ne pregatim sa mergem la sedinta si ne intoarcem la jumatatea drumului pentru ca tocmai am descoperit ca s-ar putea sa avem nevoie de o hartie - la care nu ne-am gandit initial. Sau facem 10 drumuri pe zi pana la imprimanta pentru ca nu am grupat in timp documentele care trebuiau printate.
Exemplele date corespund unei gandiri pe termen scurt si foarte scurt - se stie ca trebuie ceva, dar nu se gandeste in perspectiva - ce alte resurse s-ar putea sa fie necesare, cine poate ajuta, ce urmeaza a fi facut ulterior. Chiar daca este vorba de lucruri marunte, un pic de planificare si gandire in perspectiva sunt mai mult decat utile.
2. Nu ne asiguram ca toate resursele ne sunt la indemana, inainte de a incepe o activitate
Cate minute se pot pierde cautand o foaie cu insemnari, un fisier sau chiar un pix? De cate ori a trebuit sa ne intrerupem pentru ca aveam nevoie de un material care se afla in cu totul alta parte a biroului?
Chiar daca aparent se pierd doar minute, cumularea acestora poate duce la intarzieri in realizarea activitatilor, la deadline-uri nerespectate, la crize de timp. De toate aceste momente neplacute ne poate scuti o simpla trecere in revista si asezare la indemana a tuturor celor necesare inainte de inceperea propriu zisa a activitatii.
3. Ne propunem prea mult fata de cat putem face in mod realist
Sunt cazuri in care nu avem curajul sa spunem "Nu pot" sau "Nu am timp" si preferam un "OK. Pot sa rezolv si asta". Si ne incarcam agenda cu activitati la care nu ne gandisem initial, dar pe care nu avem puterea sa le refuzam.
In alte situatii, ne putem subestima timpul necesar pentru realizarea unei activitati (mai ales cand e prima data) si pe masura desfasurarii ei descoperim ca de fapt avem nevoie de mult mai mult timp pentru a duce la bun sfarsit ce ne-am propus. Astfel de situatii pot fi valorificate in cadrul unei curbe a invatarii - cu conditia sa le constientizam si sa ni le asumam.
4. Nu alocam prioritati - sau nu o facem corespunzator
In afara faptului ca implica activitati diferite, ce mai poate face deosebirea intre: a raspunde unui client la telefon, a raspunde sefului cand va fi gata un anumit raport, a verifica mailurile primite, a face o programare la dentist si a cere o lista de materii prime in vederea optimizarii costurilor? Raspuns: Prioritatea pe care le-o acordam.
Este bine sa luam in calcul si posibilitatea de a delega, amana sau renunta la unele activitati. O buna alocare a prioritatilor va avea drept rezultat faptul ca lucrurile importante sunt tratate in primul rand, astfel creand premisele evitarii crizelor de timp.
5. Nu ne lasam blocuri de timp-tampon intre activitati
Rolul unor astfel de blocuri de timp include si a face fata neprevazutelor sau decalajelor neluate in considerare initial. Pot include de asemenea timpul in care luam o pauza, sau revenim la o viziune de ansablu, sau ne pregatim inainte de a aborda o noua activitate.
6. Nu gestionam bine intreruperile
Putem fi in situatia de a alege intre a da ascultare unui coleg/colege care tocmai a intrat in birou si vrea sa ne spuna neaparat ceva, sau a ne continua activitatea. Prima reactie - sociala - este de a intrerupe ce facem si a-l asculta pe noul venit. Este totusi cea mai buna reactie?
Poate ar trebui mai intai sa ne asiguram ca este ceva important si/sau urgent - si putem sa intrebam aceasta. Daca este important din punctul de vedere al noului venit, trebuie evaluat cat de important este si din punctul nostru de vedere si comunicat acest lucru. Un simplu: "Imi pare rau, nu pot vorbi acum" este acceptabil; daca este cazul, putem propune o alternativa: "Vorbim peste 10 minute".
7.

Nu avem suficienta ordine pe birou
In US exista expresia: "out of sight, out of mind". Este valabila si reciproca - ceea ce nu ne impiedica privirea, nu ne impiedica mintea. Pastrarea numai a lucrurilor necesare pe birou ne poate ajuta sa ne clarificam gandurile si sa ne focalizam mai bine

Un proverb indian spune ca "Daca vrei sa cunosti trecutul, uita-te la conditiile din prezent; daca vrei sa cunosti viitorul, uita-te la actiunile din prezent". Reformulat: pentru a imbunatati viitorul, ar trebui sa imbunatatim activitatile din prezent. Putem incepe imbunatirea lor prin mai buna gestionare a timpului. Analiza aspectelor descrise mai sus poate fi un prim pas, cu conditia sa fie obiectiva si sa fie urmata de masuri concrete. Aspectele mentionate nu sunt singurele care ne pot ajuta sa muncim mai eficient, dar imbunatiri la nivelul lor ne pot ajuta sa nu mai muncim mult fara a avea rezultate.