manual de proceduri-pt secretare special
-
0 0buna fetelor,
am sa trec direct la subiect. la noul meu loc de munca se cere elaborarea unui manual de proceduri pentru postul de secretariat: cum se raspunde la tel, cum se foloseste copiatorul, cum se raspunde la tel. etc. etc. Pana acum nu am auyit de asa ceva, este ceva inedit pentru mine, dar cum orice sarcina de serviciu nu trebuie discutat ci dusa la indeplinire.... iata-ma la treaba si... in lipsa de imaginatie. Bine, nu ca nu as sti cum se foloseste un fax, copiator, cum se raspunde la telefon, dar as fi vrut si eu sa vad cum arata un manual de proceduri in forma lui finala. Daca cineva dintre voi are in posesie asa ceva, rog mult sa imi dea de veste, sa ma ajute.Va multumesc mult -
-
sincer nu am auzit de asa ceva...si eu lucrez in domeniu dar de asa ceva nici vorba...fiecare are fisa postului sau descrierea postului cu ceea ce trebuie sa faca...dar un manual despre cum sa raspunzi la telefon, cum sa folosesti copiatorul, faxul, etc nu am auzit si sincer am mai spus unei colege care a izbucnit in ras la auzul unei asemenea tampenii....
cred ca cineva si-a batut joc de tine sau te-a pus sa faci ceva ce nu vei reusi sa faci.....
ptr copiator, fax, calculator exista manuale de instructiuni care se vand odata cu produsele si se citesc cand le pui in functiune.....nu vad de ce ar trebui sa faci tu un nou manual de folosire a aparatului...... -
-
pt danyR
ca sa fiu sincera, draga mea, nici eu nu am auzit de asa ceva pana sa ma angajez aici, si drept sa spun am ceva vechime in domeniu. nu este vorba nicidecum de o farsa, pt ca asta insinuezi tu, este un fapt real, dar, dupa cum spune si anatea mai jos, daca trebuie facut o facem si p-asta. asa c anu vad care-i jokul aici. oricum multumesc pt raspuns.
pt anatea:
multumesc pt raspuns, am accesat adresa pe care mi-ai dat-o, am mai citit din ea si in scoala, dar nu ma ajuta f mult. oricum multumesc. iar in ceea ce priveste intrebarea ta, firma in care lucrez este 100% romaneasca. dar stii cum sunt unii, ce viseaza noaptea, fac ziua. pupici -
Blueeyes, imi pare rau ca nu-ti foloseste prea mult. Ma gandesc sa faci o structura: atitudine (primit clienti, raspuns la telefon, cod vestimentar), sarcini privind circulatia documentelor (triere, repartizare, arhivare) si tot ce mai presupune locul de munca, sa o prezinti superiorului tau si apoi sa vezi ce mai dezvolti, ca sa nu muncesti inutil.
-
multumesc pt sfaturi anatea. de facut am facut, in mare, doar ca trebuie sa vada si domnisoara de la resurse umane, care se pare ca este un pion important in firma si daca ei nu ii place atunci... asta era mai ales ideea pt care vroiam sa vad cum arata un manual de proceduri complet, sa ma pot orienta daca trebuie sa dezvolt mai mult.multumesc mult.
-
Draga Blueeyes,
In spatiul german am intalnit asa ceva de multe ori (orice mica firma poseda asa o carticica, iar cele mari au pe intranet o groaza de documente de acest fel). Aceste manuale le primeste fiecare angajat in prima zi de lucru, in asa fel incat firma sa evite eventuale cheltuieli datorate instructajului necesar, eventualelor reparatii, etc. Manualele acestea sunt scrise de obicei de cineva de la HR (human resources).
Ce contine un astfel de manual?!?!?!
- instructiunile de folosire a telefonului, bucatariei, baii, aparatelor de aer conditionat, ferestrelor, etc. (nu rade, dar exista niste reguli stricte, in asa fel incat, de exemplu, cand te duci la baie sa nu trebuiasca sa stergi tu toaleta dupa o alta colega, sau sa nu strici aparatul de aer conditionat, in caz ca nu ai folosit niciodata asa ceva);
- instructiuni in ceea ce priveste comportamentul angajatilor intre ei si mai ales cu clientii (exista anumite formule de adresare, de notare a mesajelor de la clienti, de bune maniere, etc);
- instructiuni de folosire a e-mail-ului oficial de la birou (formule de adresare, signatura, cu cine ai dreptul sa comunici de pe acea adresa de e-mail, cui ai voie sa-i faci cunoscuta acea adresa de e-mail, etc);
- reguli care trebuie respectate pentru orice layout oficial,etc;
- instructiuni de folosire a oricarei aplicatii pe computer.
Ar trebui sa concepi tu o mica structura a acestui document (care poate ajunge si la 60 de pagini pentru o firma cu approximativ 30-40 de angajati) pe care sa o discuti eventual cu niste colegi si cu cel care ti-a dat aceasta tema.
De unde faci rost de toate aceste informatii de utilizare a diferitelor aparate, aplicatii, etc?
Fiecare aparat are o mica carte de instructiuni. Poti copia de acolo pe scurt instructiunile de utilizare. Pentru aplicatiile de pe computer ai help-ul aplicatiilor sau de la firma care a programat acele aplicatii ai un mic ghid de utilizare.
Referitor ca regulile de comportament, etc... aici trebuie sa te informezi cam care sunt parerile tuturor (poti sa concepi tu unele si apoi le trimiti un e-mail si, conform feed-backului pe care il primesti, vei face modificari), dar mai aleas ale proprietarului firmei, care in mod sigur vrea sa impuna fata de angajati si mai ales fata de clienti o anumita "cultura de intreprindere" (scuze traducearea motamo a unui termen german).
Tot sefii, proprietarii sunt si cei care decid in legatura cu diferite layout-uri, signaturi, etc.
Spor la treaba!
Maca. -
Draga blueeyes,
Asa cum inteleg eu din mesajul tau, e vorba de proceduri, care difera putin de instructiuni de folosire a diferitelor aparate de birou.
Diferenta consta in faptul ca instructiunile de folosire, asa cum mentionau si fetele, se refera la modul tehnic de exploatare a aparatelor, iar procedura este o imbinare intre aceste instructiuni si - sa spunem - politica companiei. Ea (procedura) se refera si/sau cuprinde nu numai partea tehnica, dar si modul cum raspunzi la telefon, ce formula/e de prezentare folosesti, ce hartie folosesti pentru fax (ex. antet, engleza, romana), fonturi folosite, etc.
Cred ca e esential si absolut normal sa ceri lamuriri suplimentare superiorilor tai, privind modul lor de lucru, in cazul in care esti noua in firma sau ce asteptari au in aceasta privinta.
Un manual de proceduri exista numai in companiile mari, care le-au elaborat deja si tin de Sistemul de Management al Calitatii, certificare ISO s.a. Poate doresc si patronii firmei unde lucrezi sa implementeze aceste lucruri.
Sper ca ti-am putut fi de folos, macar intr-o oarecare masura. Daca mai ai intrebari, scrie-mi te rog la karma_cb@yahoo.com
Pe eva intru mai rar.
Succes si pupici la fete! -
Buna fetelor,
Cautand pe internet un posibil model de manul cu proceduri pentru secretariat, am "dat" peste discutia voastra legata de acest subiect...discutie cam veche, dar....ma interesa daca pana in prezent cineva a realizat acest manual cu proceduri? Am fost instiintata astazi ca un astfel de manual de proceduri pt. secretariat trebuie realizat la firma la care lucrez eu , solicitare venita din partea celor de la Curtea de Conturi, in urma unui control.Ma puteti ajuta in acest sens..cu detalii..idei..orice?
Multumesc anticipat!
-
-
mai,
sunt boi
ca si secretara...lucrurile elementare le stii
sa-ti zica in kil
ce vor sa suga de la tine si tu sa le dai
ca fiecare firma are bucataria ei
sa-ti zica clar
ori ... belesti ochii sa vezi ce si cum ... ORIENTARE IN SPATIU SI TIMP
muleaza te dupa boi
sau vaci..dupa caz
tie sa-ti fie bine . ca si ei asta urmaresc. sa le fie lor bine! important e , sa gasesti TU calea multumitoare pt ambele parti. nu fii falsa! ci , inventiva si optimista ! atitudinea e ceva f tare!
nu numai financiar!
ca confortul psihic , e cel mai tare pentru tine !
de aici
sanatatea!
aidi
fii fata isteata
daca nu stii ceva
spune-le un banc ( pana ce vezi care e raspunsul la intrebarea lor )
daca si vrei si iti place acolo
POTI
Acest mesaj a fost editat de către Lucky_Squirrel: -
Da, am intalnit asa ceva, chiar am fost nevoita sa fac un manual pt munca mea.
Lucrez in strainatate si codul de protectie cere ca sa ai un "work procedures" ca sa stii ce trebuie sa faci in munca ta.
Eu sunt contabil, si la vremea aceea am folosit un anume program de contabilitate dar nu toate modulele din program, doar anumite module, pt anumite operatiuni sau rapoarte.
A trebuit sa fac un manual in care am descris fiecare operaiune in parte, fiecare program folosit si modul respectiv, cand si la ce foloseste cu lux de amanunte...
In general se foloseste ca sa le fie usor sa vada cat ai d mult de munca, cand angajeaza pe altcineva pe o pozitie similara sau in locul tau...totul este acolo...pe langa fisa postului au si explicatii cu amamnutul ce programe se folosesc si ce anume din programe se extrag.
Pe aici toata companiile au asa ceva. Oamenii nu stau in munca respectiva multi ani, se tot muta si atunci lor, conducerii le este usor sa-ti puna in mana la angajare acest manual de intrcutiuni si tu le urmaresti, stii ce ai de facut pas cu pas, zi de zi...ce ai de prtegatit si cui sa inmanezi rapoartele, si lucrarile pe care le faci.
Practic este un fel de fisa a postului care include in amanunt toate aparatele si programele de computer folosite, cu lux de amanunte...adica unde mergi in programul respectiv, ce buton apesi, ce raport extragi...etc.Pe viitor se prevede ca nimeni sa nu stea sa-ti arate ce sa faci, nu se mai practica in strainatgate, iti pun manualul in brate si te descurci. Fiecare are de facut propriile joburi si cu termene si nimanui nu-i convine sa-ti faca tie training, adica introducreea si sa-ti arate cum folosesti fiecare aparat si ce anume folosesti...oamneii devin tot mai egoisti, nu vor sa imparta cunostintele cu tine, nu vor sa te mai ajute, altii nu pot, au mult de lucur...si atunci cei din strainatate au adoptat o metoda prin care fiecare pozitie din companie vine cu fisa postului si acel manual de proceruri. Tu il primesti si stii ce sa faci. Apoi ei iti masaora timpul in functie de joburile pe care le ai si daca le termini in timp...se cheama KPI si in functie de toate astea la review, adica la 3, 6, 12 luni ani verificari prin care ei te verifica daca te-ai acomodat, daca ti-ai indeplinit functiile din fisa postului, daca corespunzi cu alte cuvinte jobului. Daca nu, esti dat afara pe motiv de incompetenta sau ti se sugerereaza sa-ti dai demisia.
Acest mesaj a fost editat de către Maricon:
