Timpul, "produs de lux"

Timpul a devenit "un produs de lux", care, bine administrat, poate mentineechilibrul intre viata profesionala si preocuparile personale. Cum isiorganizeaza un manager timpul pentru eficienta maxima? Catalina Stan,CEO BDR Associates, are cateva raspunsuri la aceasta intrebare.

"Ritmul alert in care traim si lucram impune fara echivoc o gestionareatenta a timpului. Iata cateva lectii invatate:

Dimineata zilei de luni
Lunea este ziua determinanta pentru cursul intregii saptamani. Daca ratezsosirea la birou, la prima ora, intreaga zi se bulverseaza si, inerent,se resimte o oarecare dezorganizare si ineficienta pana la incheiereasaptamanii respective.

Asa ca, luni dimineata ma ocup prioritarde trecerea in revista a proiectelor, planific agenda, stabilescprioritatile, trec in revista activitatile cu fiecare consultant inparte si rezolv doar corespondenta urgenta. Ma ocup si de problemefinanciare sau administrative, acordandu-le atentie egala. Pentru mine,lunea dimineata nu exista intalniri protocolare, vizite la medic sauprioritati personale, decat atunci cand ele sunt inevitabile.

Delegarea responsabilitatilor
Un aspect obligatoriu in a-ti eficientiza rolul de conducatoral unei agentii si coordonator pe ansamblu al bunului mers alactivitatii. Delegarea in siguranta a responsabilitatilor implica oinvestitie prealabila sianume, mult timp dedicat anterior si, foarte important, la timp, oamenilorcu care lucrezi, pentru a-i sprijini in a capata siguranta profesionalasi a avea incredere in propria lor capacitate de decizie. Timpul consumatanterior s-a dovedit a fi bine investit, intrucat oamenii din agentieisi gestioneaza acum avantajos si timpul si proiectele, despre care mainformeaza sau ma consulta, cand este cazul.

Sedintele
Am constatat ca sedintele colective reprezinta un mare consumator de timp,atat pentru mine cat si pentru oamenii din echipa. Asa ca pe masura cene-am dezvoltat ca agentie, am renuntat la orele nesfarsite de sedinteinterne, am inceput sa deleg responsabilitatile si am inlocuit intalnirilecolective, cu discutii bilaterale, cu fiecare consultant in parte, saucu personalul administrativ, pe proiectele sau pe activitatile ce revinfiecaruia din ei.

Am reusit astfel sa nu blochez inutil intreaga echipa, pe parcursulunor ore ale zilei, in care fiecare are propriile prioritati delucru. Intalnirile noastre colective se rezuma la sedintele debrainstorming si acestea limitate strict la echipa care administreazaproiectul in cauza, la traininguri sau la sarbatoririle interne, pecare le programam doar la sfarsitul zilei de lucru. Foarte important:nu amestec problemele de serviciu cu cele personale. La birou nu amdecat rar, convorbiri particulare, cu prietenii, sau cunoscutii si numaidaca sunt situatii urgente. Am constatat ca transferarea problemelor dealta natura in zona de serviciu imi afecteaza concentrarea, viteza dereactie, ritmul de lucru in general. Asa ca separarea celor doua laturiale vietii noastre, viata profesionala si cea personala, este obligatorie,o lectie pe care mai devreme sau mai tarziu, o invatam cu totii".